Je controleert uitsluitingen van onderaannemers door hen een ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) te laten overleggen, relevante registers en databases te raadplegen en eventueel aanvullende verklaringen op te vragen. Dit geldt zodra een onderaannemer een wezenlijk deel van de opdracht uitvoert. In dit artikel vind je antwoord op de meest gestelde vragen over het controleren van uitsluitingsgronden bij onderaannemers.

Welke uitsluitingsgronden gelden voor onderaannemers?

Voor onderaannemers gelden in beginsel dezelfde uitsluitingsgronden als voor de hoofdaannemer zelf. Aanbestedende diensten kunnen eisen dat onderaannemers voldoen aan de verplichte uitsluitingsgronden uit de Aanbestedingswet 2012, die gebaseerd zijn op Europese regelgeving. Dit betekent dat een onderaannemer niet mag zijn veroordeeld voor ernstige strafbare feiten zoals fraude, corruptie, witwassen of deelname aan een criminele organisatie.

De meest voorkomende uitsluitingsgronden voor onderaannemers zijn:

  • Onherroepelijke veroordeling voor fraude of corruptie
  • Betrokkenheid bij een criminele organisatie
  • Witwassen van geld of terrorismefinanciering
  • Niet-nakoming van verplichtingen op het gebied van belasting of sociale premies
  • Faillissement of surseance van betaling
  • Ernstige beroepsfouten die de integriteit aantasten

Houd er rekening mee dat de aanbestedende dienst in het aanbestedingsdocument kan specificeren welke uitsluitingsgronden van toepassing zijn op onderaannemers. Lees de aanbestedingsstukken daarom altijd zorgvuldig door voordat je onderaannemers inschakelt.

Hoe vraag je uitsluitingsverklaringen op bij onderaannemers?

Je vraagt uitsluitingsverklaringen op bij onderaannemers door hen te verzoeken een ingevuld UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) aan te leveren. Dit document is het standaardformulier waarmee een onderaannemer verklaart dat er geen uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn. Het invullen van het UEA is een eigen verklaring: de onderaannemer verklaart zelf integer te zijn.

Praktisch ga je als volgt te werk:

  1. Stel het UEA beschikbaar: Stuur de onderaannemer het relevante deel van het UEA, of verwijs hem naar het online formulier via het Europese UEA-portaal.
  2. Specificeer welke onderdelen van toepassing zijn: Geef duidelijk aan welke uitsluitingsgronden de aanbestedende dienst heeft opgenomen in de aanbestedingsstukken.
  3. Ontvang en bewaar de verklaring: Sla het ingevulde UEA op als onderdeel van je aanbestedingsdossier.
  4. Vraag bij twijfel bewijsstukken op: Als de aanbestedende dienst hierom vraagt, of als je zelf twijfels hebt, kun je aanvullende bewijsstukken opvragen, zoals een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor rechtspersonen.

Sommige aanbestedende diensten vragen naast het UEA ook een aparte integriteitsverklaring van de onderaannemer. Controleer altijd of de aanbestedingsstukken aanvullende eisen stellen.

Wat is het verschil tussen verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden?

Verplichte uitsluitingsgronden zijn gronden waarbij uitsluiting altijd moet plaatsvinden als ze van toepassing zijn, zonder ruimte voor afweging. Facultatieve uitsluitingsgronden geven de aanbestedende dienst de keuze om een ondernemer of onderaannemer al dan niet uit te sluiten, afhankelijk van de ernst van de situatie en de specifieke omstandigheden van de aanbesteding.

Verplichte uitsluitingsgronden

Bij verplichte uitsluitingsgronden heeft de aanbestedende dienst geen beoordelingsruimte. Voorbeelden zijn onherroepelijke veroordelingen voor fraude, corruptie, terrorisme of kinderarbeid. Zodra een dergelijke veroordeling vaststaat, moet de onderaannemer worden uitgesloten. Dit geldt ook als de veroordeling betrekking heeft op een bestuurder of leidinggevende van de onderneming.

Facultatieve uitsluitingsgronden

Bij facultatieve uitsluitingsgronden weegt de aanbestedende dienst de situatie af. Denk aan het niet betalen van belastingen of sociale premies, ernstige beroepsfouten of eerder slecht uitgevoerde opdrachten. De aanbestedende dienst kan besluiten een onderaannemer toch toe te laten als de situatie inmiddels is hersteld of als de onderaannemer aannemelijk maakt dat hij maatregelen heeft genomen om herhaling te voorkomen, een zogenoemde self-cleaningverklaring.

Welke registers en databases kun je raadplegen voor de controle?

Voor het controleren van uitsluitingen van onderaannemers kun je verschillende registers en databases raadplegen. De meest relevante bronnen zijn het Justis-register van de Dienst Justis (voor de VOG voor rechtspersonen), de Kamer van Koophandel (voor faillissementen en surseances) en het Insolventieregister van de rechtbanken.

Een overzicht van de belangrijkste bronnen:

  • Dienst Justis: Voor het aanvragen van een VOG voor rechtspersonen, waarmee je nagaat of een onderneming veroordelingen heeft die relevant zijn voor de opdracht.
  • Kamer van Koophandel (KVK): Voor het controleren van de rechtsvorm, het bestuur en eventuele faillissementen of ontbindingen van de onderneming.
  • Insolventieregister: Openbaar register met actuele informatie over faillissementen, surseances van betaling en schuldsaneringsregelingen.
  • Belastingdienst: Via een verklaring van de Belastingdienst kun je nagaan of een onderaannemer zijn fiscale verplichtingen nakomt. Dit is relevant bij facultatieve uitsluitingsgronden rondom belastingschulden.
  • TenderNed en aanbestedingsplatforms: Hier vind je informatie over eerder uitgesloten ondernemers bij Europese aanbestedingen.

Raadpleeg bij Europese aanbestedingen ook het e-Certis-systeem van de Europese Commissie, dat een overzicht biedt van welke certificaten en verklaringen per lidstaat worden geaccepteerd als bewijs.

Wanneer moet je uitsluitingen van onderaannemers controleren?

Je moet uitsluitingen van onderaannemers controleren zodra je weet welke onderaannemers je wilt inzetten voor een wezenlijk deel van de opdracht. In de meeste gevallen vraagt de aanbestedende dienst deze informatie al op bij de inschrijving of uiterlijk bij de gunning. Controleer de aanbestedingsstukken op het exacte moment waarop de verklaringen moeten worden aangeleverd.

Er zijn drie momenten waarop controle in ieder geval aan de orde is:

  1. Bij inschrijving: Als de aanbestedende dienst al bij de offerte vraagt om gegevens over onderaannemers, dien je dan ook de UEA’s van die onderaannemers mee te sturen.
  2. Bij gunning: Voordat de opdracht definitief wordt gegund, kan de aanbestedende dienst vragen om bewijs dat de verklaringen kloppen. Op dat moment moeten de onderaannemers ook daadwerkelijk de bewijsstukken kunnen overleggen.
  3. Tijdens de uitvoering: Als je gedurende de opdracht een nieuwe onderaannemer inschakelt of van onderaannemer wisselt, moet je ook dan de uitsluitingsgronden controleren en de aanbestedende dienst hierover informeren.

Wat doe je als een onderaannemer een uitsluitingsgrond heeft?

Als een onderaannemer een uitsluitingsgrond heeft, moet je hem in principe vervangen door een onderaannemer die wel aan de eisen voldoet. Bij verplichte uitsluitingsgronden is er geen ruimte voor een andere afweging. Bij facultatieve uitsluitingsgronden kan de onderaannemer aantonen dat hij maatregelen heeft genomen om de situatie te corrigeren, de zogenoemde self-cleaningprocedure.

Praktisch doe je het volgende:

  • Informeer de aanbestedende dienst: Meld de situatie zo snel mogelijk, zodat er geen vertraging ontstaat in het aanbestedingsproces of de uitvoering.
  • Beoordeel of self-cleaning mogelijk is: Heeft de onderaannemer aantoonbare maatregelen genomen, zoals het terugbetalen van schade, samenwerking met autoriteiten of het aanpassen van interne processen? Dan kan de aanbestedende dienst besluiten de uitsluiting niet toe te passen.
  • Zoek een vervangende onderaannemer: Als self-cleaning niet volstaat of niet van toepassing is, schakel je een andere onderaannemer in die wel voldoet aan de gestelde eisen.
  • Documenteer alles: Leg alle stappen en communicatie vast in je aanbestedingsdossier. Dit beschermt je als de aanbestedende dienst of een andere partij later vragen stelt over de keuzes die je hebt gemaakt.

Wacht niet af als je twijfelt over een onderaannemer. Proactief handelen voorkomt dat je inschrijving ongeldig wordt verklaard of dat de opdracht later wordt stopgezet.

Hoe VL Software helpt bij het beheren van aanbestedingsdocumentatie

Het controleren en beheren van uitsluitingsverklaringen van onderaannemers brengt veel administratieve handelingen met zich mee: documenten opvragen, opslaan, bewaken van geldigheidsdata en tijdig signaleren als er iets wijzigt. VL Software helpt organisaties om dit soort documentbeheer en procesondersteuning slim te automatiseren.

Concreet biedt VL Software:

  • Maatwerk webapplicaties waarmee je uitsluitingsverklaringen en bijbehorende documenten centraal opslaat, beheert en bewaakt
  • Geautomatiseerde documentverwerking via AI-gestuurde documentverwerking die inkomende verklaringen uitleest, categoriseert en koppelt aan de juiste dossiers
  • Signaleringslogica die je automatisch attendeert wanneer een verklaring verloopt of wanneer een onderaannemer een wijziging doorgeeft
  • Integraties met bestaande systemen zodat aanbestedingsdossiers aansluiten op je huidige werkwijze

Wil je weten hoe een slimme digitale oplossing jouw aanbestedingsproces kan ondersteunen? Neem contact op of plan direct een kennismaking in.

Gerelateerde artikelen