Je ziet welke posten niet zijn aangeboden door in je projectbeheersysteem te filteren op de status van posten of regels. De meeste systemen tonen per post of offerte een statusveld, zoals “aangeboden”, “open” of “niet aangeboden”. Door hierop te sorteren of te filteren, krijg je direct een overzicht van alles wat nog niet naar een klant is gestuurd.

Dit is vooral relevant voor projectmatig werkende bedrijven waarbij meerdere medewerkers tegelijk aan offertes of orderregels werken. Het risico op gemiste posten is dan groter, en de gevolgen voor omzet en klanttevredenheid kunnen flink oplopen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over openstaande posten en hoe je daar grip op houdt.

Waar zie je in een systeem welke posten nog openstaan?

Openstaande posten zijn terug te vinden in het overzichtsscherm van je project- of orderbeheer. In de meeste systemen heeft elke post een statuskolom die aangeeft of een regel al is aangeboden, goedgekeurd, gefactureerd of nog openstaat. Door dit overzicht te sorteren op status, zie je in één oogopslag welke posten nog actie vereisen.

Goed ingericht projectbeheer biedt een centraal dashboard of lijstweergave waarin je alle posten per project, klant of periode kunt bekijken. Handig is ook een kleurcodering of icoontje per status, zodat je niet elke regel hoeft te openen om de situatie te begrijpen. Zorg dat je systeem in elk geval de volgende informatie per post toont:

  • De huidige status (open, aangeboden, geaccepteerd, afgewezen)
  • De verantwoordelijke medewerker of afdeling
  • De datum waarop de post is aangemaakt
  • De datum waarop de post voor het laatst is bijgewerkt

Met die combinatie kun je snel zien wat er al lang openstaat en wie er actie op moet ondernemen.

Wat is het verschil tussen een aangeboden en niet-aangeboden post?

Een aangeboden post is een orderregel of offertepositie die al naar de klant is gestuurd ter goedkeuring of ter informatie. Een niet-aangeboden post bestaat wel in het systeem, maar is nog niet gecommuniceerd naar de klant. Het verschil zit dus in de communicatiestap, niet in de inhoud van de post zelf.

In de praktijk betekent dit dat een niet-aangeboden post nog geen commercieel gewicht heeft. De klant kent hem niet, heeft er niet over nagedacht en kan er dus ook geen beslissing over nemen. Zolang een post niet is aangeboden, loop je het risico dat werk wordt uitgevoerd zonder dat daar een akkoord of factuurgrondslag tegenover staat.

Voor projectmatig werkende bedrijven is dit onderscheid cruciaal. Stel dat een medewerker meerwerk registreert maar vergeet dit aan te bieden, dan wordt het werk wel gedaan maar mogelijk nooit gefactureerd. Het bewust bijhouden van dit verschil helpt je om geen omzet mis te lopen.

Hoe filter je op posten met de status ‘niet aangeboden’?

Je filtert op posten met de status “niet aangeboden” door in het overzicht van je systeem de statuskolom te selecteren en de waarde “niet aangeboden” of “open” te kiezen. De meeste projectbeheersystemen bieden een filteroptie bovenaan de lijst waarmee je snel kunt inzoomen op een specifieke status, project of periode.

Praktisch gezien werkt dat als volgt:

  1. Open het overzicht van posten, orderregels of offerteposities.
  2. Klik op het filterpictogram of de zoekbalk bovenaan de lijst.
  3. Selecteer “Status” als filtercriterium.
  4. Kies de waarde “Niet aangeboden” of een vergelijkbare term die je systeem hanteert.
  5. Bevestig het filter en bekijk de gefilterde lijst.

Sommige systemen laten je dit filter opslaan als een standaardweergave, zodat je het niet elke keer opnieuw hoeft in te stellen. Dat is handig als je dagelijks of wekelijks controleert welke posten nog actie vereisen. Vraag je systeembeheerder of deze mogelijkheid beschikbaar is in jouw omgeving.

Waarom worden sommige posten niet automatisch aangeboden?

Posten worden niet automatisch aangeboden omdat ze in de meeste systemen een bewuste handeling vereisen, zoals het goedkeuren van een offerte of het versturen van een e-mail. Dit is een bewuste keuze: je wilt voorkomen dat onvolledige of onjuiste informatie automatisch naar een klant gaat zonder tussenkomst van een medewerker.

Daarnaast zijn er inhoudelijke redenen waarom posten blijven staan zonder aangeboden te worden:

  • De post is nog niet compleet ingevuld, bijvoorbeeld zonder prijs of omschrijving.
  • Er is nog intern overleg nodig over de inhoud of het tarief.
  • De verantwoordelijke medewerker is vergeten de post op te volgen.
  • Het systeem vereist een extra goedkeuringsstap voordat een post verstuurd mag worden.
  • De post is aangemaakt als reservering of intern memo, niet als klantcommunicatie.

Het is dus zelden een technisch probleem, maar vaker een procesprobleem. Duidelijke afspraken over wie wanneer welke posten aanbiedt, helpen hier al een heel eind.

Hoe voorkom je dat posten onopgemerkt blijven?

Je voorkomt dat posten onopgemerkt blijven door vaste controles in te bouwen in je werkproces, ondersteund door automatische meldingen of periodieke overzichten vanuit je systeem. Denk aan een wekelijkse check op alle posten met de status “niet aangeboden”, gecombineerd met een duidelijke eigenaar per post.

Concrete maatregelen die helpen:

  • Stel automatische herinneringen in voor posten die langer dan een bepaald aantal dagen openstaan.
  • Wijs per post of project een verantwoordelijke aan die de opvolging bewaakt.
  • Plan een vaste terugkerende taak in om het overzicht van uitstaande posten te controleren.
  • Gebruik een dashboard dat direct zichtbaar is bij het openen van het systeem, zodat openstaande posten niet wegglippen.
  • Maak afspraken over de maximale doorlooptijd van een post voordat hij wordt aangeboden.

Goede digitale documentverwerking kan ook helpen: als informatie automatisch op de juiste plek terechtkomt, verkleint dat de kans dat een post per ongeluk blijft hangen in een tussenstap. Hoe beter je systeem is ingericht op je werkproces, hoe kleiner de kans op gemiste posten.

Hoe VL Software helpt met het bewaken van openstaande posten

VL Software biedt met VLEX een webapplicatie die speciaal is ontwikkeld voor projectmatig werkende MKB-bedrijven. Binnen VLEX heb je altijd inzicht in de status van je posten, offertes en orderregels, zodat niets onopgemerkt blijft. Dit is wat het platform concreet voor je doet:

  • Statusoverzicht per post: elke post heeft een duidelijke status, zodat je altijd weet wat al is aangeboden en wat nog openstaat.
  • Filteropties: filter eenvoudig op “niet aangeboden” posten per project, klant of periode.
  • Grafisch planbord: met VLEX Planning zie je in één oogopslag hoe werk is verdeeld en waar posten vastlopen.
  • Offertegeneratie via VLEX Select: snel en foutloos offertes samenstellen en aanbieden, zonder dat posten blijven hangen.
  • Maatwerk mogelijk: werkt jouw proces net even anders? VL Software bouwt aanpassingen die passen bij jouw situatie.

Wil je zien hoe dit werkt in de praktijk? Plan een kennismaking of neem direct contact op met VL Software. We denken graag met je mee over hoe je grip krijgt op je openstaande posten en offertes.

Gerelateerde artikelen