Om te controleren wat een leverancier niet heeft meegenomen, vergelijk je de ontvangen goederen direct met de bijgeleverde pakbon én de oorspronkelijke inkooporder. Elk artikel dat op de order staat maar niet fysiek aanwezig is, vormt een afwijking die je direct moet registreren en terugmelden aan de leverancier. Hoe je dat proces stap voor stap aanpakt, lees je hieronder.

Welke methoden bestaan er om een levering te controleren?

Er zijn drie gangbare methoden om een levering te controleren: visuele telling op basis van de pakbon, vergelijking met de inkooporder in je systeem en geautomatiseerde barcoderegistratie bij ontvangst. Welke methode het meest effectief is, hangt af van het volume van je leveringen en de complexiteit van je assortiment.

Bij kleine leveringen volstaat een handmatige controle: je telt de colli, vergelijkt de aantallen op de pakbon en noteert afwijkingen. Zodra het volume groeit, wordt dit foutgevoelig. Een gemiste afwijking kost je tijd, geld en soms klantvertrouwen. Structurele methoden die je kunt inzetten:

  • Pakboncontrole: vergelijk de ontvangen hoeveelheden artikel voor artikel met de pakbon van de leverancier.
  • Drieweg-matching: leg de pakbon naast de inkooporder én de factuur om alle drie documenten met elkaar te vergelijken.
  • Barcoderegistratie: scan elk ontvangen artikel in bij binnenkomst zodat het systeem automatisch afwijkingen signaleert.
  • Steekproef: bij grote, repetitieve leveringen kun je steekproefsgewijs controleren, maar dit is alleen verantwoord als de leverancier een bewezen betrouwbaarheidshistorie heeft.

Combineer bij voorkeur meerdere methoden. Een pakboncontrole zonder vergelijking met de inkooporder geeft je alleen inzicht in wat er geleverd is, niet in wat er had moeten zijn.

Hoe vergelijk je een pakbon met een inkooporder?

Je vergelijkt een pakbon met een inkooporder door elk artikel, artikelnummer en de bijbehorende hoeveelheid op beide documenten naast elkaar te leggen. Begin met het matchen van de artikelcodes, controleer daarna de aantallen en sluit af met de eenheden (stuks, kilo, meter). Elke afwijking noteer je meteen.

In de praktijk werkt dit het efficiëntst als je een vaste volgorde aanhoudt:

  1. Open de inkooporder in je systeem of druk hem af.
  2. Leg de pakbon van de leverancier ernaast.
  3. Loop regel voor regel door de inkooporder en zoek elk artikelnummer op in de pakbon.
  4. Noteer bij elke regel of de aantallen overeenkomen, of er meer of minder geleverd is, of een artikel volledig ontbreekt.
  5. Markeer afwijkingen en sla ze op als formele ontvangstmelding.

Let ook op artikelen die wél op de pakbon staan maar níet op de inkooporder. Dat kan wijzen op een fout bij de leverancier of op een niet-geautoriseerde toevoeging die je niet hoeft te betalen. Het controleren van je inkoopproces omvat dus ook wat je te veel hebt ontvangen, niet alleen wat ontbreekt.

Wat doe je als een artikel ontbreekt in de levering?

Als een artikel ontbreekt in de levering, registreer je de afwijking direct schriftelijk en meld je dit zo snel mogelijk bij de leverancier met verwijzing naar het ordernummer, het artikelnummer en de ontbrekende hoeveelheid. Hoe sneller je meldt, hoe groter de kans op een snelle nalevering of creditnota.

Volg daarna dit stappenplan:

  1. Documenteer de afwijking: maak een foto van de ontvangen goederen en de pakbon als bewijs.
  2. Registreer in je systeem: leg de afwijking vast in je voorraad- of ordersysteem zodat de administratie klopt.
  3. Neem contact op met de leverancier: stuur een schriftelijke melding met alle relevante gegevens. Mondeling melden is niet voldoende als je later een claim wilt indienen.
  4. Spreek een termijn af: vraag wanneer de ontbrekende goederen worden nageleverd of wanneer je een creditnota kunt verwachten.
  5. Blokkeer de factuur: betaal de factuur pas volledig als de afwijking is opgelost of verrekend.

Zorg dat je organisatie een vast protocol heeft voor het melden van ontbrekende goederen. Zonder protocol lopen meldingen verloren en wordt het terugvorderen van ontbrekende artikelen een tijdrovend proces.

Hoe helpt barcoderegistratie bij het opsporen van ontbrekende items?

Barcoderegistratie helpt bij het opsporen van ontbrekende items doordat elk ontvangen artikel bij binnenkomst wordt ingescand en direct vergeleken met de openstaande inkooporder in het systeem. Ontbrekende artikelen worden automatisch gemarkeerd zodra de scan compleet is, zonder dat je handmatig hoeft te tellen of te vergelijken.

Het grote voordeel van barcodescannen is snelheid gecombineerd met nauwkeurigheid. Bij handmatige controle is de kans op een telfout reëel, zeker bij grote leveringen met veel vergelijkbare artikelen. Een scanner registreert elk item eenduidig op basis van het barcodenummer, waardoor verwisseling van vergelijkbare producten direct zichtbaar wordt.

Praktische voordelen van barcoderegistratie bij leveringscontrole:

  • Realtime vergelijking met de inkooporder tijdens het scannen.
  • Automatische waarschuwing bij ontbrekende of onjuiste artikelen.
  • Directe koppeling met je voorraadbeheer, zodat de voorraad meteen klopt na ontvangst.
  • Digitaal bewijs van wat er wel en niet ontvangen is, nuttig bij geschillen met de leverancier.

Barcoderegistratie is met name waardevol voor bedrijven die regelmatig grote of complexe leveringen ontvangen. Het vermindert de afhankelijkheid van handmatige controle en verlaagt de foutmarge aanzienlijk.

Wanneer is software onmisbaar voor leverancierscontrole?

Software wordt onmisbaar voor leverancierscontrole zodra het volume van je leveringen, het aantal artikelen of de complexiteit van je inkoopproces te groot wordt voor handmatige controle. Dat punt ligt voor de meeste groeiende bedrijven eerder dan verwacht, namelijk al wanneer handmatige fouten structureel leiden tot voorraadverschillen of betalingsgeschillen.

Concrete situaties waarin software niet meer optioneel is:

  • Je ontvangt meerdere leveringen per dag van verschillende leveranciers.
  • Je assortiment bevat honderden of duizenden artikelnummers die op elkaar lijken.
  • Afwijkingen worden pas ontdekt bij de factuurafstemming, niet bij ontvangst.
  • Je voorraad klopt structureel niet, maar je weet niet waar het misgaat.
  • Medewerkers besteden meer tijd aan het corrigeren van fouten dan aan het verwerken van nieuwe leveringen.

Goede software voor leverancierscontrole en documentverwerking koppelt inkooporders, pakbonnen en voorraadbeheer aan elkaar. Zo ontstaat een doorlopend overzicht van wat besteld is, wat ontvangen is en wat nog openstaat. Dat maakt het controleren van je leverancier niet alleen sneller, maar ook structureel betrouwbaarder.

Hoe VL Software helpt bij het controleren van leveringen

VL Software ontwikkelt op maat gemaakte digitale oplossingen die het controleproces rondom leveringen automatiseren en betrouwbaarder maken. Of het nu gaat om barcoderegistratie bij ontvangst, koppeling met je inkooporder of realtime voorraadbeheer, de oplossingen zijn afgestemd op jouw bedrijfsproces.

Concreet biedt VL Software:

  • VLEX Scan: barcodesoftware waarmee je ontvangen goederen direct inscant en vergelijkt met openstaande orders, zodat afwijkingen meteen zichtbaar zijn.
  • Maatwerk webapplicaties: op maat ontwikkelde systemen die inkooporders, pakbonnen en voorraadbeheer aan elkaar koppelen in één overzicht.
  • Systeemkoppelingen: integraties met bestaande ERP- of ordersystemen zodat je geen dubbele administratie bijhoudt.
  • AI-documentverwerking: automatische verwerking van pakbonnen en facturen, waardoor handmatige invoer en de bijbehorende fouten tot het verleden behoren.

Wil je weten hoe een slimme oplossing jouw leverancierscontrole kan verbeteren? Neem contact op of plan direct een kennismaking in.

Gerelateerde artikelen